Tools en Tips voor Starters en Groeiers

Kennis is Macht Delen is Kracht

Het wellicht een beetje afgezaagd gezegde, maar ik vind dat het wel waar is. Vandaar dat ik dat hier doe.

Op deze pagina verzamel ik allerlei informatie over handige tools die je kunt gebruiken in je bedrijfsvoering.

Ik heb het onderverdeeld naar een aantal onderwerpen.

Downloaden zonder vervolg

Een aantal dingen kan je downloaden. Maar wees niet bang, dat kan je doen zonder dat je je gegevens hoeft te delen met mij. Het is een veelgebruikte marketing techniek, iets ‘gratis’ weggeven wat waarde heeft en vervolgens je bestoken met een aantal mailtjes om ervoor te zorgen dat je iets betaald gaat afnemen. Ik vind dat ‘funnelen’  zo langzamerhand irritant worden en doe daar zelf dus niet aan mee. Als je vindt dat ik je wat te bieden hebt, dan benader je me wel, toch?  En jij rekent toch ook een redelijke prijs voor wat je biedt?

Updates ontvangen?

Wat ik je aanraad te doen is je onderaan elk onderwerp waar downloads voor zijn, inschrijven om updates te ontvangen. Daar geef je aan op waarover je updates wilt ontvangen. Ik informeer je als er een update is en dan kan je hier de laatste versie downloaden. Mocht je je voor alle updates uitschrijven, dan verwijder ik je gegevens uit mijn CRM-systeem dat ik gebruik om je van updates op de hoogte te houden.

Onderwerpen Tools en Tips

Online contact met je klanten

Financieel

Voor je website

Handige Tools

Online contact met je klanten

Het is nu even handig om niet te veel in fysiek contact te zijn met klanten of anderen. Ik gebruik daar onder andere het bekende Skype voor. (zie button rechtsonder deze webpagina) .Voor gesprekken met  één of meer dan één personen heb ik Zoom geïnstalleerd.

ik gebruik bij voorkeur dit middel om in deze tijd met je te communiceren. Zoom biedt een gratis account aan waarbij 1-op-1 beeldbellen kosteloos is en niet aan tijd gebonden is. Wil je met meerdere mensen iets bespreken via Zoom, is het maximaal aantal beperkt tot 100 personen én de maximaal duur 40 minuten. Op de tarievenpagina van Zoom zie je welke redelijk geprijsde abonnementen men naast de gratis versie biedt.

Zoom Video conference

 

 

 

 

Zoom gebruiken?

Ik heb een korte handleiding gemaakt die je downloadt door op de volgende Download button te klikken:

Download Zoom Gebruikersinstructie

 

 

 

2e mogelijkheid: Wherby

Ook een prima tool dat vergelijkbare functionaliteit biedt als Zoom.

Whereby Video Conferencing

 

 

 

 

 

Privacy van Video conferencing tools

Er is door de snelle opmars van tools zoals Zoom meteen een (terechte) discussie losgebarsten over de privacy aspecten als je deze tools gebruikt.

Deze blog van ICT recht vertelt wat over Zoom in dat kader

Bits of Freedom adviseert onder andere Jitsi

Financieel

Uitstel van betaling van je belasting aanvragen?

BTW bijhouden. Betalen of terugkrijgen? 

Boekhoudpakket Moneybird

Hoe zorg ik ervoor dat ik netjes op tijd betaald krijg?

Ik betaal alles van mijn auto privé maar gebruik deze ook zakelijk

Wachten op je geld? Niet altijd nodig

App op je telefoon voor kilometeradministratie

Wat is een goede zakelijke bankrekening?

 

Uitstel aanvragen voor belastingbetaling

Mijn boekhouder Harry Veen van VDW Excellent heeft hiervoor een standaard brief opgesteld, die je hiervoor kan gebruiken. Wacht op je aanslag en vraag dan uitstel aan.

Als je langer dan drie maanden uitstel wilt, zal er een verklaring van ‘derde deskundigen’ moeten woorden opgesteld. Dat kan je boekhouder voor je doen. Die verklaring houdt in dat je aan de nog definitief te bepalen voorwaarden om in aanmerking te komen voor langer uitstel, moet voldoen. Eén van de al bekende voorwaarden is dat je als zelfstandig ondernemer aan het urencriterium moet voldoen.

BTW betaling uitstellen?
Let op, doe wel btw aangifte! Na je btw-aangifte krijg je geen aanslag, maar wacht je op de naheffingsaanslag en stuur je dan de brief:

Download schema btw teruggsave zakelijk gebruik privé auto

 

 

 

Wat moet ik aan BTW afdragen (of krijg ik terug) ?

Wat je aan btw aan het eind van een kalenderkwartaal moet afdragen (of terug krijgt) is het verschil tussen af te dragen btw over je omzet en te vorderen btw (‘voorbelasting’) van je zakelijke inkopen waar btw op zit. Uiteraard wordt dit netjes bijgehouden door een boekhoudpakket, maar als je nog niet zover bent kan je ook een Excel schema hiervoor bijhouden dat je hieronder downloadt. Tabbladen per kwartaal en je ziet netjes wat je moet betalen of terugkrijgt. Je moet hiervoor MS Excel hebben om dit te kunnen gebruiken, vanaf versie 2013 of later.

Download Checklist Website

 

 

 

Boekhoudpakket Moneybird

Ik gebruik Moneybird voor mijn boekhouding. Je maakt facturen ermee, het houdt alles netjes bij qua kosten en opbrengsten en is te koppelen met een groot aantal banken om automatisch je bankmutaties binnen te halen. Check wel even vooraf of je boekhouder ook met Moneybird werkt voordat je dit gaat gebruiken. Kost je maximaal 21,50 per maand. Prijs is afhankelijk van aantal mutaties maar elk pakket heeft volledige functionaliteit.

Er is op Facebook een ‘Durf te vragen over Moneybird’ groep die op veel vragen antwoord geeft. Maar niet op alle vragen. Het is een misvatting dat een boekhoudpakket een boekhouder vervangt. Als je niet weet hoe je in een boekhoudpakket bijvoorbeeld te betalen btw boekt of hoe je buitenlandse facturen inboekt en of je kosten van je privé gereden auto zakelijk moet inboeken, ligt dat niet aan het boekhoudpakket maar aan jouw boekhoudkennis. Als je zelf goed weet hoe je je boekhouding doet in een boekhoudpakket, scheelt dat jouw boekhouder een hoop tijd en dus jou geld. Maar het belangrijkste voordeel van zelf grotendeels je boekhouding doen is dat je als ondernemer precies weet hoe je er financieel voor staat, welke facturen nog betaald moeten worden en of facturen van klanten wel op tijd betaald worden.

Moneybird

 

 

Ik betaal alles van mijn auto privé maar gebruik deze ook zakelijk.

Dan mag je een deel van de btw over privé betaalde autokosten, zoals brandstof en onderhoud, terugvorderen én je mag 19 cent per kilometer over je aantoonbare zakelijke kilometers als aftrekpost bij je inkomstenbelasting aangifte opvoeren. Maar daarvoor moet je wel een sluitende kilometeradministratie hebben. Download hiervoor het spreadsheet dat zowel die kilometeradministratie doet als die btw teruggave voor je uitrekent.

Download schema btw teruggsave zakelijk gebruik privé auto

 

 

 

Op de site www.berekenhet.nl kan je uitzoeken of het voor jou slimmer is om je auto op de zaak te rijden of in privé.

App op je telefoon voor je kilometeradministratie

Ik gebruik de betaalde versie van de app CTA Rit registratie die automatisch ‘aanspringt’ (via Bluetooth koppeling met mijn handsfree set) op moment dat ik mijn auto stap, en bijhoudt hoeveel kilometers ik rijd en waar naartoe. Het overzicht downloadt je in Excel. Klik op het logo om te downloaden voor Android:

CTA-Rit-Registratie

 

 

 

 

Hoe zorg ik er netjes voor dat ik op tijd betaald krijg?

In het E-book hierover  in MS Word formaat, dat je download door op de groene button te klikken, staat precies aangegeven hoe je dat juridisch gezien moet doen. Gebruik het zodat je je geld binnenkrijgt waar je recht op hebt. Het is in dit kader wel van belang dat je leveringsvoorwaarden hebt waarin de stappen die worden genomen als betaling uitblijft én dat de klant hiermee akkoord is gegaan voorafgaand aan de verkoop.

 

Download E-book hoe kom ik netjes aan mijn geld

 

 

 

Wachten op je geld? Niet altijd nodig!

Als je zakelijke klanten hebt, kan je de vordering die je op hen hebt uit handen geven aan een factoringbedrijf. Die innen de factuur bij jouw klant én storten direct na het correct indienen van jouw factuur, het geld op je rekening. Ik heb heel goede ervaringen met Finqle. Zij rekenen maximaal 3% van het factuurbedrag. Kijk op hun website en maak een account aan, laat je debiteuren (zakelijke klanten) alvast door hen beoordelen op kredietwaardigheid.

Finqle Factoring

 

 

Wat is een goede zakelijke bankrekening?

banken logos

Een vraag die ik vooral veel van startende ondernemers krijg. Je kan daarbij een aantal banken naast elkaar zetten op basis van de volgende criteria:

– heb je contante omzet? Zo ja, kies een bank waar je kan storten.
– welke bankrekening koppelt goed (lees:automatisch binnenhalen van transacties) met je boekhoudpakket?
– wat zijn de te verwachten bankkosten over drie jaar gezien (om zo verschil tussen eerstejaars lokkertjes en reële kosten te vergelijken)
– wil ik met mijn bankrekening ook een mvo uitstraling hebben? Kies dan voor de paar banken die dit echt waarmaken.
– waarvandaan kan ik eenvoudig en snel naar mijn privé rekening geld overmaken?
– biedt de bank faciliteiten als incasso, Ideal, een goede app en dergelijke voor de voor jou geldende bedrijfsspecifieke eisen?

Succes met je keuze.

Voor je website

Door Andere Ogen

Eisen en wensen aan je website

Schematische opzet van je website

Privacy statement op je website?

MS-Word teksten goed overzetten naar html

Wie linkt er naar mijn website?

Doen alle links op mijn website het nog?

Lange link verkorten om te delen

Welke cookies heb ik op mijn website?

Externe link? Nieuw venster!

Waar zoeken mensen naar?

Afbeeldingen op je website

Door andere ogen

Je hebt je website klaar of hij staat al een tijdje online, maar je weet niet hoe deze overkomt, wat mensen bekijken en wat niet. Daar zijn digitale tools voor, die fraaie rapportages opleveren. Maar het beste oordeel geven toch echte mensen. Kijk het filmpje maar eens:


Wil je deze dienst gebruiken, ga naar DoorAndereOgen (of klik op het logo hieronder) en meld je aan met Code JS01.
Door Andere Ogen Website Check

 

 

Eisen en wensen Website

Als je voor de keuze staat om een websitebouwer te kiezen moet je dat zo objectief mogelijk doen. De checklist geeft een groot aantal criteria waar je aan kunt denken. Selecteer de 10-15 belangrijkste voor jouw situatie en vergelijk daarmee de offertes van verschillende aanbieders. Klik op de button hieronder om deze checklist (pdf) te downloaden.

Download Checklist Website

 

 

 

Schematisch overzicht van de opzet van je website

Het is handig als je zelf je website gaat vullen met content om dat gestructureerd te doen. Welke pagina’s wil je hebben en hoe hangen die onderling samen. Daarvoor heb ik dit handige hulpmiddel opgesteld. Je hebt voor het gebruik van dit hulpmiddel MS Word vanaf 2013 of hoger nodig. Klik op de Download button om te downloaden.

Download Checklist Website

 

 

 

Privacy Statement op je website?

Het is verplicht om dat op je website te hebben. Daarvoor is een heel praktische ‘Privacy Statement Generator‘ beschikbaar. Vul daar je eigen gegevens in en en rolt zo, in diverse formaten een wettelijk sluitend tekst uit. Realiseer je wel dat alleen zo een tekst op je website zetten niet voldoende is om aan de eisen van de AVG te voldoen. Daarbij gaat het vooral over hoe veilig je bent met gegevens van derden en uiteraard van jezelf. Klik op het logo hieronder om daar meer van te weten:

veilig internetten

 

 

MS Word documenten in html overzetten

Je tekst in MS Word bevat ‘onder water’ een groot aantal codes. Als je die zo maar ‘knipt-en-plakt’ in een webpagina, gaat dat lang niet altijd goed. Deze tool zorgt er voor dat er schone html uit komt.

Wie linkt er naar mijn website?

Als je je website al een tijdje in de lucht hebt, is het best interessant om te weten of iemand anders jouw website interessant genoeg vindt om daarnaar een link op te nemen op zijn of haar website. Daar is een aantal tools voor. De meest onafhankelijke tool is het Linkrapport dat Google in Google Search Console aanbiedt. Daarvoor moet je wel je website als ‘property’ aangemeld hebben. Heb je dat nog niet gedaan, volg dan deze instructies.

Doen alle links op mijn website het nog?

Ik gebruik Google Chrome als browser en controleer deze pagina met een extensie die ik heb toegevoegd aan Chrome: Link Checker. Eenmaal geïnstalleerd zie je dit icoontje. Ga je naar een webpagina waarvan je de links wilt controleren en klik op het icoontje en check of alle links nog werken en pas ze aan als dat niet zo is. Instructie voor het installeren van extensies (en apps) binnen Chrome. Je komt dan in de Chrome We Store. Zoek daar naar ‘Link Checker’met dit icoontje: Link-checker-icoon-Chrome

Een heel lange link delen op een verkorte manier

Het staat vaak niet heel handig om “https://www.ditismijnwebsite.nl/handige-dingen/dat-hele-handige-ding/en-dan-dat ene-item-daarvan.htm” in een externe tekst te delen. Daarvoor is een verkortingstool, dat je als extensie in Chrome kan installeren: bitly.  Instructie voor het installeren van extensies (en apps) binnen Chrome. Je komt dan in de Chrome We Store. Zoek daar naar ‘Bitly’ met dit icoontje:

itly extensie chrome

 

De link die eruit komt ziet er dan uit als: http://bit.ly/2v9ycmd (dit is een link naar de pagina ‘Profiteer van mijn netwerk’, ook handig). Je kan ook de inhoud van zo een link aanpassen aan iets meer leesbaar, mits dit niet al eerder is gebruikt. Zo een naam-op-maat verhoogt de kans dat mensen daar op klikken weer.

Welke cookies zijn er op mijn website?

Dat is wel handig om te weten om daarmee je Privacy policy volledig en correct te maken. Deze tool laat het je zien.

cookiechecker

 

 

Externe link? zorg voor dat dit opent in een nieuw tabblad

zoals je hebt gemerkt als je op een link op deze pagina klikt die verwijst naar iets buiten deze website of op een andere pagina binnen deze website, er zich een nieuw tabblad opent in je browser. Hoe het ‘open in een nieuw tabblad’ in jouw websysteem (WordPress, Joomla o.i.d. ) wordt genoemd, weet ik uiteraard niet, maar het is vaak zo iets als ‘open in nieuw window of tabblad’.

Houd je bezoeker bij je !
Het voordeel van een link laten openen in een nieuw tabblad is dat jouw website gewoon nog open blijft staan en bewust door je bezoeker gesloten moet worden als die is uitgelezen op de pagina waar jij naar hebt gelinkt. Laat je een externe link openen in jouw website is de bezoeker weg van jouw website en wellicht komt hij weer een andere link tegen waardoor je na een paar klikken uit zijn beleving bent verdwenen….

Waar zoeken mensen naar?

Een heel handige webbased tool hiervoor is AnswerThe Public. De gratis versie biedt al heel veel inzicht. Erg leerzaam en handig om je website beter vindbaar te maken op basis waar echte mensen naar zoeken.

answerthepublic

Hoe werkt dat dan?

Hoe je dit mooie ‘social listeningtool’ gebruikt wordt in deze Engelstalige video op Vimeo uitgelegd. Daarin wordt ook het verschil tussen de betaalde ‘Pro’ versie en de functionaliteit van de gratis versie uiteengezet.

 

 

 

Afbeeldingen op je website

Gebruik altijd je eigen foto’s daar heb je sowieso het gebruiksrecht op. En ja, het is heel verleidelijk om een plaatje te ‘pikken’. Wees daar voorzichtig mee. Er is software actief op het internet dat website doorzoekt op ongeautoriseerd gebruik van afbeeldingen waar een gebruiksrecht op zit. Krijg je hierover bericht dat men dat heeft geconstateerd, dan is snel verwijderen écht niet genoeg en moet je het vaak fikser bedrag écht betalen.

Voorkom dat. Ik heb een zestal websites met een brede collectie aan zogeheten Stock Foto’s voor je verzameld. Deze foto’s mag je zonder inbreuk op rechten ook in je commerciële website gebruiken. (klik op de logo’s om naar de websites te gaan):

pixabay

 

 

 

 

 

Pixabay is een foto stock website die ik heel veel gebruik. Maak een gratis account aan en je kan alle beschikbare foto’s downloaden in diverse resoluties.

Reshot

 

 

 

 

 

Reshot biedt ook niet alledaagse stock foto’s. Neem eens een kijkje.

Gratisography

 

 

 

 

 

Gratisography heeft een handige indeling in diverse soorten afbeeldingen, dan zoek je gemakkelijker.

PicJumbo

 

 

 

 

Picjumbo verzamelt foto’s van andere gratis stock foto websites.

Life of Pics

 

 

 

 

Life of Pics heeft ook een handige indeling van de beschikbare foto’s met hoge resolutie, dus overal toepasbaar.

New Old Stock

 

 

 

 

 

 

Op zoek naar een ‘vintage’ foto? Kijk dan eens op New Old Stock. Je vindt vast wat je zoekt.

Ook handig de achtergrond van een afbeelding verwijderen en zo mooier integreren in je website. Daarvoor is de website Removebg:

Removbg

 

 

 

 

 

 

Handige Tools

Even vooraf:
Ik check regelmatig of onderstaande links nog werken. Mocht dat niet zo zijn, mail me dan even. Daarnaast is gebruik van deze tips en tools geheel je eigen verantwoordelijkheid. Heb je daar geen probleem mee, dan wens ik je veel plezier met een aantal handige hulpmiddelen die ik bijna allemaal zelf ook gebruik.

Heb je suggesties voor een tool of tip? Vul het formulier even in. Alvast hartelijk dank voor je moeite.

Precies dat kleurtje op je scherm?

Plaatje of tekst omzetten naar ander formaat

Een pdf maken waar men iets kan invullen

Grote bestanden versturen

Video ondertitelen

Precies dat kleurtje op je scherm?

Om een achtergrond, lettertype of wat dan ook aan te passen in de exact gewenste kleur, is er, mits je een Windows computer hebt, het eenvoudige tool Colorpic . Ik heb recent de betaalde versie genomen, die is net eventjes handiger, maar voor wat je zoekt, is de gratis versie goed genoeg.

Plaatje of tekst omzetten naar ander formaat

Op deze website vind je een aantal veelvoorkomende omzettingsmogelijkheden

Een pdf maken waar men iets in kan invullen en/of aanklikken

PDF is een prachtig formaat om mooie documenten te maken. Echter het is wat onhandig om iemand te vragen of hij of zij deze wil uitprinten, invullen met pen en vervolgens inscannen en weer opsturen. Liesbeth de Korte heeft hiervoor een paar handige tips om aanklikbare links en beschrijfbare velden te maken in een pdf bestand.

Grote bestanden versturen

De grootte van een bijlage in je mail versturen is vaak beperkt. Klik op onderstaand logo om gratis tot 2 Gigabyte te versturen

WeTransfer

 

 

 

Je video ondertitelen

Video’s zijn een zeer populair communicatiemiddel. Met deze tool kan je kosteloos video’s met een maximale speelduur van 10 minuten ondertitelen. Heb je langere video’s moet je de betaalde versie nemen.